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Mostrando postagens de Março, 2015

Índices são necessários

Não basta guardar tudo em um local e pesquisar pelo nome do arquivo ou pelo conteúdo.

Precisamos de índices!

Sim, precisamos de classificar documentos conforme os propósito do documento.  Um contrato, uma nota fiscal de compra de material de construção, uma foto e uma planta: só conseguimos associar um documento ao outro de uma mesma obra se classificarmos todos em uma mesma pasta.

Como fazer isso?



Cada aplicação tem seu próprio conjunto de atributos:  mas quase sempre precisamos de um Título, Assunto, Data do documento, Número (contrato, matrícula, CPF, etc.), Tipo de documento (correspondência, contrato, RG, certidão, projeto, etc), Local.  Muitas vezes, o autor é importante assim como palavras-chave que não estão no conteúdo.

Classificar é ultrapassar o limite do que existe e colocar a nossa inteligência a favor dos outros para, no futuro, poderem pesquisar e encontrar a informação da melhor forma possível.


Para que um GED?

Como parte da análise de requisitos, precisamos avaliar porque precisamos de um GED.

A humanidade progrediu graças aos bibliotecários e guardiões do conhecimento, eles mantiveram o conhecimento: história, filosofia, ciências e tecnologia para as gerações futuras.

Assim também funciona uma empresa ou uma família: documentos, contratos, certidões, lembranças, fotos, comprovantes de quitação, apólice de seguros, planta de um apartamento, etc,tudo isso tem que ser guardado.



Alguém precisa guardar esta informação, lembrando nem tudo está no Google, algumas coisas são só suas ou da sua empresa e, um dia, será necessário consultar ou apresentar como evidência em uma contestação ou disputa, ou mesmo como base para uma evolução.

Por que, então, não guardamos tudo em um drive na nuvem e pronto?  Porque os documentos são para sempre, 20, 30 anos e um sistema gratuito na web não costuma a durar tanto, e ele não dá garantias para o usuário.  O Orkut só durou 10 anos!

O GED é uma fonte de informa…

Lista de requisitos

Frequentemente me perguntam se tenho uma lista de requisitos mínimos para selecionar um sistema de GED.

Sim eu tenho e poderei publicar nas próximas postagens, mas acredito que os requisitos são simples e precisam se adaptar às necessidades da empresa.

Por exemplo, um sistema de GED deve ser capaz de crescer e evoluir junto com o número de documentos da empresa.



Infelizmente, apesar da capacidade de armazenamento das mídias estar crescendo, a capacidade dos softwares de GED nem sempre conseguem gerenciar um volume de vários TB (TeraByte) e dezenas, ou centenas, de milhões de documentos.

É um erro comum acreditar que nunca iremos atingir uma marca tão impressionante de documentos mas se pensarmos que atualmente "documentos" não são somente os documentos impressos mas também relatórios, e-mails, imagens, projetos e até vídeos, este número pode ser atingido muito rapidamente.

Resumindo, pensar em requisitos é pensar no crescimento, GED sempre cresce, e muito!

Espaço em disco

O mais impressionante da evolução da tecnologia GED é a evolução da capacidade de armazenamento.  Uma folha A4 digitalizada ocupa um espaço de aproximadamente 70 kB.  Se decidirmos digitalizar um acervo de 15.000 pastas com 200 páginas cada, resultará algo em torno de 200GB de armazenamento.

Nos anos 90, nenhum HD comercial seria suficiente para guardar este volume, hoje em dia, é possível guardar tudo em um pen drive de 256GB.

Mas também é possível perder uma biblioteca por causa de um bolso furado!




Tudo começou há 20 anos

A tecnologia de GED começou há cerca de 20 anos, quando as empresas começaram a digitalizar seus documentos para colocar em programas ou sistemas com o objetivo de guardar e preservar o acervo em um meio digital.

Na época, o espaço em disco era tão restrito que as empresas guardavam as imagens em discos óticos,  que não eram CDs ou DVDs.

Logo em seguida, começando no final do século, com a explosão da web, o GED deixou de ser um sistema para guardar documentos em departamentos para ser um sistema para toda a empresa.