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Mostrando postagens de Abril, 2015

Workflow

Quem quer GED quer Workflow.

Sim, porque, se os seus documentos já estão todos no ambiente virtual, então a tramitação de processos também precisa estar.

Para quem não sabe, workflow é uma tecnologia que automatiza a tramitação de processos.

Ao invés de usar um sistema e andar com o documento em papel ao lado, você usa o sistema que já encaminha o documento digitalizado ou eletrônico para o departamento ou pessoal responsável em cada etapa.

Melhor que o e-mail que enche a sua caixa postal, o workflow deixa tudo no servidor.  Até manda e-mail de alerta para avisar que tem novo processo mas não ocupa seu espaço de mensagens.

Além disso, é o workflow quem controla o envio, você não precisa dizer o nome do destinatário, muitas vezes só o status já determina o caminho.  Além disso, você não vai ficar recebendo cópias de processos que não são seus só porque o colega prefere deixar todo mundo ciente do que ele está fazendo.

No workflow, tudo é registrado, as datas e horas, quem fez o que, …

Scanners e etc.

Muitos tem dúvidas de qual scanner comprar.

Podemos usar multi funcionais, scanners de rede?  Alimentador automático ou de mesa.  Uma câmera pode substituir um scanner?

O ponto mais importante na escolha de um scanner é a velocidade que o operador consegue digitalizar um determinado volume de documentos.  Este volume deve ser compatível com a quantidade estimada de documentos que chegam em papel para ele (ou uma equipe) digitalizar.

Muitas vezes, esta velocidade não depende somente do modelo do scanner mas também da resolução da digitalização, do local onde o equipamento está instalado e o estado dos documentos a serem digitalizados.



Para digitalizar documentos, nada melhor que um scanner profissional.  Existem scanners de diversos modelos e fabricantes.  A resolução da imagem digitalizada não precisa ser maior que 400 DPI, frequentemente 200 DPI é satisfatório.

Resolução menor, velocidade maior, portanto não é vantagem digitalizar com uma resolução acima do que é necessário para im…

Crescer é poder contar uma história

Você já parou para pensar como empresas crescem, se tornam tradicionais e fortes?  Empresas de sucesso começam pequenas, amadurecem e se estabilizam sólidas e respeitáveis.

Mas numa empresa, as pessoas mudam e não é fácil manter processos, um padrão de qualidade, clientes fieis, etc.




Para isso, a empresa precisa ter uma história e ser capaz de transmitir esse conhecimento para os seus funcionários perpetuando a tradição e suas características mais importantes na estratégia da organização.

As empresas não crescem copiando a história das outras, até porque organizações de sucesso não contam os seus segredos.

Na era da transformação digital, as empresas precisam de um sistema que gerencie seus procedimentos, suas fórmulas químicas, seus desenhos técnicos, seus projetos, suas planilhas com fórmulas únicas e sua base de conhecimento.

Ter um sistema de GED/ECM faz parte de uma estratégia de crescimento e fortalecimento de qualquer empresa com visão de futuro.

Sistema modernos de GED/ECM ag…

O que eu posso guardar no GED?

O GED é um armário virtual, organizado, para preservar e para encontrar o que se precisa com facilidade.

Por isso, devemos sempre guardar os documentos do dia a dia, sejam imagens, arquivos texto, planilhas, apresentações, cad, emails:
Cupons fiscais (que desbotam no original)Notas fiscais, inclusive em XMLContratos assinadosMinutas de contratosFolhetos e manuaisCorrespondênciasE-MAIL é um tipo de correspondência, inclusive o tipo mais frequente e importante atualmente!Relatórios ProjetosPlanilhasModelos de formuláriosFichas cadastraisDesenhos técnicosCertidõesDiplomas


Mas devemos pensar grande, por que não colocar: vídeos de palestrasfotos de eventosáudio de podcast ou comunicados

Segurança

Segurança é o ponto mais importante de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Informações valiosas, confidenciais, podem chegar a mãos erradas. A organização dos documentos é a melhor estratégia para a segurança da informação.



Como fazer garantir a implantação de um sistema seguro?

1. Ter um plano de acesso restrito por área e assunto.

1.1. A primeira ação é criar classes de acesso que irão impedir a consulta de certos documentos por determinados grupos de usuários.

Por exemplo: documentos de RH só podem ser consultado pela equipe de RH, documentos médicos só podem ser consultados pelos médicos do trabalho da empresa, planejamento estratégico da empresa só pode ser consultado pelos diretores, memorandos corporativos só podem ser consultados por funcionários, comunicados à imprensa podem ser consultados por todo mundo.

Isso deve ser cuidadosamente planejado e ao longo do tempo revisto.

1.2. Criar uma estrutura de índices (novamente os índices!) para se enquadrarem nestas …