Resoluções do Banco Central sobre digitalização de documentos - Parte II

Dando continuidade à postagem anterior, apresentamos abaixo alguns pontos da resolução nº 4.474 que exigem bastante atenção para escolha do seu sistema de GED ou ECM.
 
Dos 15 artigos da resolução, que devem ser totalmente observados, destacamos os mais importantes pela nossa experiência em instituições financeiras.

www.lab245.com.br


1. Descarte de documentos e cópias de segurança:

O artigo que autoriza o descarte do documento original possui vários parágrafos que atribuem à instituição financeira  a responsabilidade de avaliar diversos documentos. Um estudo detalhado deve ser feito antes de qualquer descarte do documento original, mas em se tratando de digitalização de cópias simples, já existe atualmente um consenso sobre seu descarte;

2. Obrigação de existir um responsável da documentação e o correspondente fluxo de alçada:

A concessão das autorizações de acesso deve seguir o fluxo e a alçada de controle da instituição e deve gerar registro para a trilha de auditoria. A definição dos grupos de acesso e suas responsabilidades é um aspecto sensível na sua definição e manutenção uma vez que devem ser revistos periodicamente;

3. Assinatura Digital:

O artigo 9 é claro ao dizer que, para assegurar a  autenticidade e a  integridade  do  documento digitalizado, deve ser utilizado  padrão de assinaturas digitais legalmente  aceito, que permita a  conferência das assinaturas digitais durante todo o período d e validade do documento.
É importante lembrar que o uso da assinatura eletrônica, frequentemente usada nas transações bancárias e nos procedimentos internos das instituições, não atende às exigências desta resolução.

4. Documentação normativa:

A resolução exige que a instituição detalhe todos os procedimentos incluindo todas as atividades do processo de digitalização, ela prevê a elaboração de um procedimento normativo completo com as atividades que garantem a integridade, autenticidade, confidencialidade e possibilidade de rastreamento do documento digitalizado.
Também prevê um procedimento completo e detalhado sobre sistemas de informação, hardware e software, cópia de segurança e restauração.
Por fim, os procedimentos normativos devem assegurar a boa política de descarte do documento original.

A Lab245 oferece apoio neste processo de digitalização. Solicite a visita de um Organizador Digital para auxiliar na elaboração e detalhamento dos procedimentos de digitalização de documentos.
 

Comentários