Precisamos nos preocupar com a documentação digital para ela não se tornar um problema no futuro

Após anos de luta pela regulamentação da digitalização de documentos, a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica de setembro de 2019 trouxe o seguinte texto:

Art.3º São direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País (...)
X - arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público;   


e, enfim foi publicado o Decreto 10.278 em março de 2020 para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Dentro do mesmo contexto de validade de documentos digitais, temos a instrução normativa DREI Nº 79, de abril de 2020 que dispõe sobre a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.

O momento foi propício, estamos isolados socialmente o que torna impraticável firmar contratos e assinar decisões entre partes usando o tradicional e confiável papel e caneta e, como a tecnologia já está disponível, só precisamos começar e comemorar.

No meio de tantas preocupações, vem o sentimento de alívio por não ter que pensar em imprimir e guardar papel, em enviar mensageiros ou providenciar reconhecimento de firma. Rapidamente, a adoção de uma ferramenta para digitalizar e autenticar documentos se tornou uma exigência para a continuidade dos negócios que precisavam continuar sem o papel.  Entretanto, a crise e a euforia em ter o aval da lei desviou a atenção dos detalhes técnicos daqueles que não tinham tempo a perder.

Precisamos ficar sempre atentos
A lei prevê que, na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.  Essa premissa já vinha sendo adotada em contratos e relações

Liberdade exige responsabilidade e tem um custo. Muitos gestores não estavam preparados para esta tomada de decisão tão rápida.  É tentador não se preocupar muito, por isso vemos empresas adotando modelos de assinatura eletrônica que não resistem à mais básica tentativa de fraude.  Vemos  instituições do mercado financeiro depositando listas de investidores, informações sigilosas com valor de mercado em plataformas desconhecidas, fora da jurisdição brasileira e para guarda temporária. 


Como estamos em um momento de mudanças, as nossas precauções também mudaram e sempre mudarão dependendo do risco de cada momento.  Quando que, no ano passado, pensaríamos em sair de casa usando máscaras ou limpar alimentos que vem do mercado?  Isso se torna necessário porque existe um risco de vida e essas medidas de precaução serão usadas até o risco acabar.

O mesmo ocorre com uma declaração assinada ou um contrato entre as partes: se uma das partes ou um terceiro indiretamente envolvido conseguir provar que pode fraudar facilmente a assinatura eletrônica, o contrato poderá perder a validade na justiça.

Imagem de succo por Pixabay

Que responsabilidade a plataforma tem com o sigilo da informação depositada?  Se ela não estiver na jurisdição brasileira, a nossa lei não vale.

A digitalização serve para acessar informações e atestar acordos para a posteridade.
Se a qualidade da digitalização for insuficiente para capturar todas as informações do original, a informação digitalizada pode ser inútil quando for necessária e, sem o documento em papel para confrontar, será irreversível.  São vários aspectos que devem ser observados como a existência de verso com anotações importantes ou da preocupação em não usar mecanismos que tornem o documento pesquisável mas não garantem que a informação "pesquisável" seja a transcrição fiel do original. Todos estes aspectos devem ser pensados para que uma iniciativa inovadora não se torne um grande problema jurídico no futuro.
Como podemos nos prevenir?
Por isso, a ABEINFO reuniu um grupo de especialistas de renome para discutir a implantação de uma norma com regras mínimas para aplicação da digitalização de documentos dentro da lei, principalmente entre particulares sem preocupação e sem risco.  Eu tive a honra de ser convidada para participar deste grupo que tem um histórico de lutas contra a burocracia, mas conhece os riscos e tem a obrigação ajudar a sociedade a ficar tranquila com os documentos digitais.


www.lab245.com


Comissão Especial de Regulamentações e Legislações da ABEINFO:

Jose Guilherme Junqueira D. de Souza – Presidente da ABEINFO
Eduardo David – Diretor da ABEINFO e Presidente do Instituto Information Management
Maria Luiza Reis – Presidente da ASSESPRO RJ e CEO da Lab 245
Miriam Vasco – Presidente da Sucesu SP e Diretora da IPSense Tecnologia
Walter Koch, MSc – Diretor de ABEINFO e CEO da ImageWare
Wilton Tamane – Diretor da ABEINFO e Business Partner at Soluarq



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