Como atender às resoluções do Banco Central para digitalização de documentos em instituições financeiras

Recentemente, tenho recebido questionamentos vindos principalmente de instituições financeiras de como preceder no processo de digitalização de documentos depois das resoluções emitidas pelo Banco Central do Brasil em março e abril deste ano.

As resoluções tem por objetivo definir regras para guarda digital, descarte de documentos originais e procedimento para abertura e fechamento de contas por meios eletrônicos.

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Ambas falam de garantias e procedimentos para que a documentação digital seja reconhecida e que as instituições financeiras, reconhecidas como pioneiras em processos digitais possam expandir seus negócios com segurança nos meios eletrônicos usando sistemas de GED e ECM. 

A resolução nº 4.474, de 31 de março de 2016 dispõe sobre a digitalização e a gestão de documentos digitalizados relativos às operações e às transações  realizadas pelas instituições financeiras e pelas demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco  Central do Brasil, bem como sobre o procedimento  de  descarte  das  matrizes  físicas  dos documentos digitalizados e armazenados eletronicamente. Posteriormente, emitiu uma circular com os parâmetros técnicos do processo de digitalização.

Já a resolução nº 4.480, de 25 de abril de 2016, dispõe sobre a abertura e o encerramento de contas de depósitos por meio eletrônico e dá outras providências. Neste aspecto, questões de assinatura digital e meios alternativos de assinatura eletrônica são discutidos para legitimar os documentos e processos necessários para estas atividades em meio eletrônico.

Um ponto importante neste processo, é a elaboração do manual ou procedimento que descreve detalhadamente atividades e técnicas envolvidas no processo.

Estes procedimentos são semelhantes aos manuais e procedimentos de qualidade mas devem atender não somente aos critérios das empresas mas, principalmente, aos critérios estabelecidos pelo Banco Central.  A boa notícia é que são critérios dentro dos padrões amplamente usados na indústria, de modo que pequenas mudanças permitirão total adaptação às novas exigências.

Nos próximos posts mandaremos dicas de como fazer os procedimentos exigidos e como adaptar os processos.

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