Contratos digitais: você já conseguiu arquivar todos?

Os contratos digitais, assinados eletronicamente vieram para ficar.  Eles já existiam muito antes da pandemia, mas com o isolamento social, essas tecnologias tiveram um grande impulso.

Já falamos aqui no blog e também temos na nossa Biblioteca de e-books tudo sobre documentos assinados digitalmente e eletronicamente, as diferenças, legalidade etc. Entretanto, o assunto desse blog não é a legalidade, mas como você guarda o documento após receber por email o documento assinado por todas as partes.

Sabemos que são muitas plataformas e ainda não existe uma tendência clara, governos municipais, estaduais, federal, estatais, operadoras, concessionárias, fornecedores, clientes cada um usa uma plataforma diferente e não temos como impor o nosso padrão para todos os parceiros.  

Como funciona normalmente uma plataforma de assinatura eletrônica quando você assina um contrato? Depois que todas as partes assinam os documentos, você recebe um email com um link para o documento assinado.  

Muitas empresas, por não terem um procedimento padrão para estes casos, acabam não arquivando o contrato que, na prática, ficam sob administração da outra parte quando você não é o controlador.  Se a outra parte rescinde o contrato com a plataforma, quem garante que no futuro você terá acesso ao documento?

Para evitar dissabores e ficar sempre com a documentação em dia, é preciso arquivar em uma plataforma digital sob administração da empresa toda essa documentação assinada eletronicamente.  

A forma tradicional de guardar em meio físico não é indicada pois os originais de documentos assinados eletronicamente são necessariamente eletrônicos, o impresso não tem qualquer valor legal.

Pensando nessa revolução nos costumes corporativos provocados pela pandemia, a Lab245 lançou o DIGITAL CONTRACTS.

Essa plataforma resume tudo que a empresa precisa para ficar segura com a sua documentação corporativa digital, pode arquivar tanto documentos eletrônicos ou contratos digitais e também documentos em papel digitalizados.  

Sabendo que o tempo do executivo é pouco, o DIGITAL CONTRACTS indexa o documento para você sem precisar de digitação. 

A Magali Robot 2.0, identifica e classifica nos campos criados pelo administrador do sistema designado pela empresa, sem precisar ter um padrão de layout para captura do documento!

A Magali Robot identifica datas em diversos formatos, tipo de documento, partes do contrato, cidade e outras informações que a empresa julgar necessário para a pesquisa do documento.  

Mas isso não é tudo: para facilitar ainda mais, após o processamento do documento e sua classificação, é gerado um processo que pode ser enviado para outro setor, criando uma esteira de aprovação.

 

Como o usuário pode enviar os documentos para o  DIGITAL CONTRACTS?

São três formas:

1. Pela web: após logar no site, fazer upload do documento na opção UPLOAD DOCUMENTS > NOVO

2. Pelo celular: compartilhar arquivo usando a opção UPLOAD DOCUMENTS > NOVO

3. Por email: basta enviar um email com o conteúdo em anexo para a caixa posta registrada na contratação da ferramenta.  

Não precisa digitar nada, a Magali lê, interpreta por contexto e classifica seu documento em poucos minutos!

https://upxtra.lab245.com.br