Conseguindo parceiros para o GED
O primeiro passo para implantar o GED na sua empresa é conseguir aliados. Comece falando com a chefia que precisa da colaboração de colegas de cada área, apresente os nomes que você irá contactar e leve um esboço do plano de implantação.
Existem diversos cursos no mercado orientando como organizar documentos, mas a novidade neste segundo semestre, é o curso de liderança para multiplicar os resultados, (*contatos no final do post)
É importante que não haja muito tempo gasto em reuniões pois isso irá prejudicar o comprometimento de todos.
Liste todos os tipos de documentos que a sua empresa gera ou recebe. Não esqueça dos documentos eletrônicos. Por exemplo, contratos, notas fiscais, atas, apresentações, memorandos, minutas, pareceres, relatórios, projetos, etc..
Importante: emails podem ser classificados como documentos de projeto, pareceres, memorandos, depende do seu conteúdo e propósito, não vamos confundir formato ou meio com a classificação do documento.
Com esta lista, é possível criar uma grade de classificação para cada tipo com ajuda de um bom software, que permita configurar campos, acessos e tenha capacidade para muitos usuários e que também não tenha limitação para grande volume de documentos.
A ferramenta também deve suportar a configuração de uma grade de assuntos x confidencialidade (também falarei com mais detalhes em um próximo post).
Os colaboradores que você pediu ajuda receberão treinamento na ferramenta de GED e na forma de classificação de assuntos, tornando-se a referência em caso de dúvida. Por isso, escolha alguém prestativo e com boa visão sistêmica.
Libere acesso para inclusão de documentos para o maior número de colaboradores possível, é melhor ter demais do que faltar algum documento importante. Com o GED, é fácil achar o que se procura se o documento estiver lá.
Peça à chefia para enviar um comunicado com a novidade, alertando de que documentos terão a identificação de quem enviou e da responsabilidade de fazer uma classificação correta.
Como existirá uma grade de assunto x confidencialidade, o usuário não precisa decidir sobre a confidencialidade do documento que ele está incluindo. Isso torna tudo mais fácil.
Outra dica para o GED ser uma ferramenta importante na empresa: adote um sistema que permita consultar pelo celular. Todo mundo faz consultas pelo celular hoje em dia e isso ajuda bastante para conseguir a adesão de usuários.
A Lab245 oferece treinamento especial para liderança em organização de documentos: Curso de Liderança em Organização Digital da Lab245
Existem diversos cursos no mercado orientando como organizar documentos, mas a novidade neste segundo semestre, é o curso de liderança para multiplicar os resultados, (*contatos no final do post)
É importante que não haja muito tempo gasto em reuniões pois isso irá prejudicar o comprometimento de todos.
Liste todos os tipos de documentos que a sua empresa gera ou recebe. Não esqueça dos documentos eletrônicos. Por exemplo, contratos, notas fiscais, atas, apresentações, memorandos, minutas, pareceres, relatórios, projetos, etc..
Importante: emails podem ser classificados como documentos de projeto, pareceres, memorandos, depende do seu conteúdo e propósito, não vamos confundir formato ou meio com a classificação do documento.
Com esta lista, é possível criar uma grade de classificação para cada tipo com ajuda de um bom software, que permita configurar campos, acessos e tenha capacidade para muitos usuários e que também não tenha limitação para grande volume de documentos.
A ferramenta também deve suportar a configuração de uma grade de assuntos x confidencialidade (também falarei com mais detalhes em um próximo post).
Os colaboradores que você pediu ajuda receberão treinamento na ferramenta de GED e na forma de classificação de assuntos, tornando-se a referência em caso de dúvida. Por isso, escolha alguém prestativo e com boa visão sistêmica.
Libere acesso para inclusão de documentos para o maior número de colaboradores possível, é melhor ter demais do que faltar algum documento importante. Com o GED, é fácil achar o que se procura se o documento estiver lá.
Peça à chefia para enviar um comunicado com a novidade, alertando de que documentos terão a identificação de quem enviou e da responsabilidade de fazer uma classificação correta.
Como existirá uma grade de assunto x confidencialidade, o usuário não precisa decidir sobre a confidencialidade do documento que ele está incluindo. Isso torna tudo mais fácil.
Outra dica para o GED ser uma ferramenta importante na empresa: adote um sistema que permita consultar pelo celular. Todo mundo faz consultas pelo celular hoje em dia e isso ajuda bastante para conseguir a adesão de usuários.
A Lab245 oferece treinamento especial para liderança em organização de documentos: Curso de Liderança em Organização Digital da Lab245
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