O desespero de não encontrar algo importante

Quem nunca se viu procurando desesperadamente um documento perdido, um número de uma matrícula ou inscrição que não acha mais?

Atualmente estas situações podem ser piores: contratos com operadoras de telefonia, contratos de assinatura de jornais e revistas feitas por telefone, com prazos e normas de renovação automática, compras no exterior, que podem ser mais em conta, mas os contratos não estão mais em papel.

Desde o contrato de prestação de serviços, aos documentos de especificação e às regras de aplicação de multas tudo fica nos sites, a maioria na forma de documentos PDF que podem ser salvos. Se você não guarda estes documentos, um dia você vai perceber que as URLs (endereços eletrônicos ou links dos contratos) mudam sempre, tornando difícil o acesso quando há um questionamento.

Outro problema são as notas fiscais eletrônicas. As suas ficam "guardadas" no meio de milhões de emails e spams?  Você imprime????

Mesmo podendo recuperar as notas no sistema da prefeitura, muitas vezes a nota foi emitida de outra pessoa da família ou de um colaborador, você não terá controle sempre. Outras vezes, você receberá em papel mesmo. Como vamos lembrar de quando foi em papel quando foi eletrônica?

Bem, são muitas coisas que estamos fazendo sem controle, sem preocupação e um dia o problema pode estourar, e muito pouco poderá ser feito.

Enfim, o meu conselho é: guarde tudo isso em um aplicativo especializado em arquivar documentos de forma organizada com classificação por pasta, assunto, data de emissão do documento e palavras-chave para recuperação mais tarde. Não use produtos grátis, assim como eles dão podem tirar sem compromisso (lembrem-se do Orkut), mas hoje é possível conseguir uma boa organização por preços acessíveis e de empresas bem tradicionais e confiáveis.

Quer aprender mais sobre como organizar seus documentos online? Curso de Organização Digital

Até a próxima!