Transformação digital para instituições de ensino



Uma instituição de ensino enfrenta grandes desafios tecnológicos em duas vertentes: inovação digital para atender às demandas do mercado e a preservação digital por exigência legal.
Por envolver mais elemento humano do que qualquer outra forma de prestação de serviços, com professores e alunos, a gestão de instituições de ensino precisa ter normas claras, tomar decisões rápidas e com precisão para não atrapalhar o cotidiano nem frustrar seus alunos na busca de formação de qualidade.

O volume de informações, documentos e dados de uma universidade ou uma escola, é muito grande e deve ser guardado para alunos ativos e para aqueles que já saíram.  Por exemplo, só a expedição de diplomas de uma instituição de ensino pode gerar 1,5GB por dia, por isso, é preciso que um processo automatizado e digital seja implementado para dar andamento em tudo que o aluno e o professor precisam sem necessitar de uma enorme estrutura de retaguarda para fazer a gestão manual.  Sistemas de ECM, GED e BPM são necessários para dar apoio a essas iniciativas.

Podemos enumerar os seguintes processos básicos na transformação digital de uma instituição de ensino:

  1. Gestão de matrícula sem a necessidade de presença física. O aluno tem que poder se candidatar, enviar documentos, enviar informações complementares sem sair de casa. A instituição de ensino deve ser capaz de analisar a documentação, informando com clareza o que falta dentro das regras de classificação para a vaga e matrícula.
  2.  Gestão de aproveitamento de disciplinas de outros cursos ou instituições. O aluno quer liberdade de escolha e espera rapidez para ter seu histórico analisado com as matérias cursadas anteriormente que poderão ser aproveitadas no novo curso. A instituição deve ser capaz de comparar, fazer as relações com a grade da instituição de forma mais automatizada possível tendo uma análise pronta feita de forma objetiva em instantes, bastando aprovação final do responsável.
  3. A concessão de bolsas ou financiamento sempre é baseada em regras estabelecidas, então porque que o processo de análise não pode ser automático, feito por um recurso de inteligência artificial? Da gestão do processo à análise das regras, software é a peça chave.
  4. Como etapa final do relacionamento com o aluno, a expedição de diplomas deve ser ágil e o processo poderá ser antecipado uma vez que a instituição já sabe que o aluno está próximo de se formar. Nessa gestão, o sistema já pode solicitar por e-mail ao aluno que tem uma probabilidade maior que 70% de se formar no semestre seguinte, sua documentação atualizada e iniciar a análise do que pode estar faltando.
  5. Um recurso inovador e opcional, mas muito útil nos dias de hoje em que os jovens têm muitas opções, é um sistema que indica, pelos resultados que o aluno obteve nas disciplinas já cursadas, quais cursos eles tem mais chances de concluir em menos tempo. O aluno contará com a ajuda desse orientador virtual que levantará quais disciplinas ele deve ter mais aptidão e que cursos ele poderá concluir mais rapidamente com um conjunto de disciplinas cursadas. Ele conseguirá obter um ou mais diplomas atuando naquilo que tem mais talento sem precisar desistir do seu objetivo inicial.

* O meu interesse por gestão universitária começou nos meus tempos de academia quando fui membro no conselho deliberativo da COPPE/UFRJ e nos conselhos departamentais de Engenharia Mecânica e Nuclear da UFRJ.

*Mais recentemente, tenho a oportunidade de participar ativamente de vários ciclos de implantação de sistemas inteligentes em instituições como Universidade Estácio de Sá e Unicamp.

Comentários

  1. Gostei e vou divulgar para os agentes do Programa ALI que atendem escolas

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