Portaria obriga digitalização de documentos para Instituições de Ensino Superior

 Obs.: O MEC lançou uma nova portaria em  em substituição à nº 22 de 2017.
Os comentários abaixo continuam pertinentes e devem ser observados com cautela. 
 
Ao apagar das luzes de 2017, o Ministério da Educação publicou uma portaria definindo normas e regulamentando a digitalização de documentos para Instituições de Ensino Superior (IES).

Segue o link:  Portaria nº 22, de 21 de dezembro de 2017

Esta portaria é uma boa notícia pois as dúvidas de como fazer um acervo digital foram esclarecidas e o trabalho do administrador do acervo ficou mais simples pois tem regras mais objetivas a seguir, mas exige atenção e muito rigor do administrador.

OBJETO DA PORTARIA

A portaria dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior - IES e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância, integrantes do sistema federal de ensino.  São regras sobre o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelas IES, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.

Com relação a "documentos necessários para comprovar seus estudos", isso abrange documentos pessoais do aluno exigidos na matrícula, concessão de bolsa de estudos e também documentos sobre o curso e disciplinas que não estão diretamente ligados aos alunos separadamente, mas são necessários para comprovar os estudos.

PRAZO

O que pode gerar uma certa apreensão é que o prazo que as IES tem para se adequar é de 24 meses a partir da data da portaria, isto é, 21 de dezembro de 2019.  Isso pode ser muito pouco tempo para quem tem muitos anos de documentação para digitalizar.


 PONTOS DE ATENÇÃO

Vamos dividir a estratégia de implantação em três frentes:

1.Passivo da documentação em papel

2. Passivo de documentos nativamente eletrônicos

3. Documentos ativos


O item 1 é sem dúvida o mais crítico, mas os itens 2 e 3 devem ser iniciados assim que for definida a ferramenta para não ter atrasos nem o passivo aumentar

 Então vamos ao item 1.

 PASSIVO DOCUMENTAL EM PAPEL 

 Devido a complexidade e ao pouco tempo, temos que ficar atentos às seguintes características do software de ECM/document imaging a ser escolhido:
  1. O sistema deve ter assinatura digital pelo ICP-Brasil com opção de assinar digitalmente em lotes de documentos
  2. Atenção ao preço por espaço de armazenamento  pois serão milhões de documentos provenientes de digitalização e também de documentos nativamente eletrônicos
  3. Preste atenção também ao preço cobrado por tráfego em rede pois, pelo menos no período de carga de documentos o volume de dados trafegado será intenso
  4. Rapidez no upload de grande volume de documentos para o processo não engargalar na alimentação, comprometendo a estratégia e o cumprimento do prazo
  5. Flexibilidade para customizar, afinal é uma informação valiosa e que custou caro para a IES e não pode servir somente para cumprir uma portaria, deve ter utilidade nas atividades da instituição

 CONCLUSÃO

 O prazo é curto e as exigências são grandes, mas, se a escolha do software for acertada pensando nas futuras aplicações e não somente no cumprimento da portaria, o investimento terá retorno para a instituição e será uma excelente oportunidade para atingir um nível de serviços mais automatizado. 

 Quer saber mais?

  


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