5 motivos simples e 5 pontos de atenção para guardar e manter documentos organizados na nuvem

 Muitas empresas já usam o ambiente web como a forma mais prática para guardar seus documentos. Entretanto, quando falamos em organização com muitos usuários e departamentos, as empresas enfrentam uma grande dificuldade para restringir acesso aos documentos confidenciais e facilitar a contribuição do colaborador incentivando a inserir conteúdo.

Vamos aos motivos:
  1. Você consegue compartilhar usando celular. O seu celular vira um scanner portátil 😍
  2. Você consulta pelo celular. Seja por expressão, por pastas, assuntos ou período, você pesquisa e recupera toda documentação importante a qualquer momento onde você estiver e é muito rápido de achar 😎
  3. Não precisa comprar servidor, fazer backup, da manutenção, etc. 😆
  4. Não precisa se preocupar com o aumento de espaço em uso. 
  5. Os documentos podem ser facilmente integráveis com ERP ou é possível criar automação de processos com um BPM integrado nativamente, isto é, o documento vira um instrumento de tomada de decisão. 💪
Como o principal desafio de um acervo unificado é ser capaz de organizar, manter o sigilo quando necessário, ter facilidade e rapidez tanto para incluir quanto para consultar, a tarefa de procurar um aplicativo de gestão de documentos na nuvem exige atenção, mas terá um grande retorno.



Vamos aos pontos de atenção:
  1.  Se a empresa pretende deixar sua documentação toda online, um ponto importante é a segurança jurídica.  Mais importante do que ter certidões de performance e disponibilidade, se o datacenter onde você vai guardar suas informações estiver no país, você tem a proteção da justiça brasileira para qualquer situação que envolvam seus direitos.👀
  2. Disponibilidade.  Apesar da maioria dos datacenters terem disponibilidade 99,7% e funcionarem 24 horas por 7 dias na semana, não faz mal nenhum pedir uma declaração de disponibilidade e no contrato, ter uma cláusula de SLA.
  3. Não ter gargalos na entrada de documentos.  Um sistema de guarda de documentos eletrônicos só terá sucesso se os usuários tiverem facilidade em incluir documentos, não pode demorar, tanto para uso em celular, web ou para digitalização de volumes maiores.
  4. Ser organizado naturalmente e permitir restrição de confidencialidade.  O sistema deverá impor ao usuário uma classificação mínima para que os documentos anexados não se amontoem com o nome do arquivo somente e que sejam exibidos somente para quem tem direito.  Sem um sistema organizado, que exijam uma classificação em pelo menos 4 níveis, os usuários deixam de usar porque não encontram o que precisam. 📁
  5. Por fim, o mais importante: backup diário.  Muitos datacenters não estão preparados para fazer backups de grandes volumes de documentos e manter a guarda por um período para o caso de emergência.  Os volumes envolvidos em sistemas de documentos chegam em pouco tempo de uso a 1TB, por isso, você deve pedir o manual e procedimento para backup e restore das bases de documentos. 🔒
 


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