Nova portaria do MEC

No dia 4 de abril de 2018, a portaria do MEC referente à documentação acadêmica foi revogada por outra portaria que pode ser vista no link abaixo:

http://abmes.org.br/arquivos/legislacoes/Port-MEC-315-2018-04-04.pdf

As partes que falam de documentação acadêmica e digitalização estão destacadas a seguir:

Art.39. O dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são pessoalmente responsáveis pela guarda e manutenção do respectivo acervo acadêmico, que deve ser mantido permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta.

§ 1º O acervo acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e nas ações de monitoramento.

§ 2º Estará sujeita à avaliação institucional a adequada observância às normas previstas nesta Portaria.

§ 3º Os documentos em meio físico e em meio digital deverão estar disponíveis no endereço para o qual a IES foi credenciada.

§ 4º O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta

Art.45 - .... os Documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, ...  deverão  ser  convertidos  para  o  meio  digital,  no  prazo   de  vinte e quatro meses ...

Art.46-  O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:

I - capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequadapara a preservação do acervo acadêmico digital;

II - forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III - método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e

V - utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo

PONTOS DE ATENÇÃO

Vamos dividir a estratégia de implantação em três frentes:

1.Passivo da documentação em papel

2. Passivo de documentos nativamente eletrônicos

3. Documentos ativos

O item 1 é sem dúvida o mais crítico, mas os itens 2 e 3 devem ser iniciados assim que for definida a ferramenta para não ter atrasos nem o passivo aumentar

 Então vamos ao item 1.

 PASSIVO DOCUMENTAL EM PAPEL 

 Devido a complexidade e ao pouco tempo, temos que ficar atentos às seguintes características do software de ECM/document imaging a ser escolhido:

1. O sistema deve ter assinatura digital pelo ICP-Brasil com opção de assinar digitalmente em lotes de documentos
2. Atenção ao preço por espaço de armazenamento  pois serão milhões de documentos provenientes de digitalização e também de documentos nativamente eletrônicos
3. Preste atenção também ao preço cobrado por tráfego em rede pois, pelo menos no período de carga de documentos o volume de dados trafegado será intenso
4. Rapidez no upload de grande volume de documentos para o processo não engargalar na alimentação, comprometendo a estratégia e o cumprimento do prazo
5. Flexibilidade para customizar, afinal é uma informação valiosa e que custou caro para a IES e não pode servir somente para cumprir uma portaria, deve ter utilidade nas atividades da instituição

 CONCLUSÃO

 O prazo é curto e as exigências são grandes, mas, se a escolha do software for acertada pensando nas futuras aplicações e não somente no cumprimento da portaria, o investimento terá retorno para a instituição e será uma excelente oportunidade para atingir um nível de serviços mais automatizado. 

 Quer saber mais?

Fale com a LAB 245: 0800 770 0245 ou 21 3084-0245