6 passos para tornar a Contabilidade a alavanca da transformação digital na empresa


Sabemos que a contabilidade da empresa é uma área estratégica de uma organização.  Apesar de ser uma atividade bastante sistêmica, ela é obrigada a estar sempre atualizada com relação a leis, normas e depois de tudo isso dar informações da saúde financeira da empresa para os seus gestores.

Além disso é uma área que exige muito rigor nos dados e, apesar do cálculo já estar automatizado,  a conferência dos dados digitados é uma prática necessária.  

Desta forma, a história da tecnologia da informação corporativa está sempre muito conectada com a contabilidade, foi no surgimento do ERP, dos registros de operação fiscal como NFe até o blockchain.

Mas qual a atitude definitiva para a empresa estar sempre atualizada no processo contínuo que é a transformação digital?

A empresa deve sempre estar em mente que tecnologia é dinâmica e novas soluções aparecem a todo momento então a atitude mais inteligente a tomar é manter todos os dados de: operações, contratos, documentos e planilhas disponíveis e sempre conectados.  O espírito que deve se manter vivo em toda a empresa, com o patrocínio do Setor Financeiro e Contabilidade, é de não deixar dados escaparem.

Estar atualizado com todas as novidades da tecnologia é uma tarefa inglória e improdutiva. 

Se você é um gestor financeiro e contábil, o importante é supervisionar os dados gerados na empresa, para garantir que toda a informação esteja disponível

Uma vez com a informação disponível a contabilidade, cálculos de previsão, análise de mercado e até mesmo compliance está na ponta dos dedos.

Portanto esqueça software de grife, sistemas monumentais, análises intermináveis de requisitos funcionais e comece a colocar a mão na massa para inserir dados e documentos.



Passo 1: Use um sistema de digitalização de documentos que aceite qualquer formato: imagens, PDF, documentos texto, planilhas e até vídeos.  Este sistema deverá ter capacidade de ler o conteúdo do documento eletrônico e também indexar por campos ou metadados até o menor nível de detalhes.

Passo 2: Crie entradas amigáveis para todos os documentos novos que surgirem serem incluídos no sistema de documentação corporativo, pela web e também por aplicativo de celular.  Crie um caminho rápido para indexar emails no sistema de documentação.

Passo 3: Use conectores para unir dados de fontes diferentes: do sistema criado nos anos 80 até o mais moderno aplicativo devem estar conectados.  A migração de sistemas é muito cara e impõe mudanças na cultura da empresa nos mais diversos setores, por isso, conectar é mais rápido e eficiente.  Novos sistemas de inteligência artificial são capazes de ler e associar informação mesmo que os termos utilizados (taxonomia) não sejam os mesmos e os códigos sejam diferentes.

Passo 4: Para os aficcionados em planilhas eletrônicas, ofereça recursos de exportação em planilhas para ele ser capaz de trabalhar os dados, mas não permita que novos dados sejam inseridos nestes arquivos.

Passo 5: Acabe com o espaço em rede, toda a informação deve ser corporativa e organizada.  Para guardar, é preciso classificar.

Passo 6: Escolha um sistema de analytics e delicie-se com a informação.  A partir deste momento use e abuse das informações disponíveis, além de uma grande economia de recursos humanos para gerenciar a contabilidade, você será capaz de descobrir muito mais a respeito da sua empresa do que você imagina.
Agora que já sabemos como nos preparar é entrar em ação e rápido, porque qualquer empresa tem muitos dados espalhados por todo canto.  Mapear e alimentar a piscina de dados com informações que ainda estão no papel é esforço de equipe, mas isso é assunto para uma próxima postagem.
 

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