Digitalização do Acervo Acadêmico: oportunidade para as instituições de ensino superior

 "O prazo é curto e as exigências são grandes, mas, se a escolha do software for acertada pensando nas futuras aplicações e não somente no cumprimento da portaria, o investimento terá retorno para a instituição e será uma excelente oportunidade para atingir um nível de serviços mais automatizado. "

O acervo acadêmico digital se tornou obrigatório nas Instituições de Ensino Superior (IES) através de uma série de portarias e decretos do Ministério da Educação (MEC). As IES devem manter digitalizado seu acervo acadêmico e, de acordo com a Portaria 332, o prazo final é abril de 2022.

Como o assunto é extenso, deixarei para falar sobre o Diploma Digital, que é outra oportunidade maravilhosa para as IES, para os alunos e para a sociedade, no nosso próximo post no blog.

A digitalização do acervo acadêmico deve ser visita como uma ótima oportunidade para conhecer melhor o aluno e criar um relacionamento mais proveitoso entre alunos e instituições de ensino. Além da oportunidade de automatizar processos administrativos, os dados do acervo acadêmico podem ajudar muito na jornada de aprendizado e formação do estudante usando inteligência artificial.

Esta portaria é uma boa notícia pois as dúvidas de como fazer um acervo digital foram esclarecidas e o trabalho do administrador do acervo ficou mais simples pois tem regras mais objetivas a seguir, mas exige atenção e muito rigor do administrador.

OBJETO DA PORTARIA

A portaria dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior - IES e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância, integrantes do sistema federal de ensino. São regras sobre o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelas IES, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.

Com relação a "documentos necessários para comprovar seus estudos", isso abrange documentos pessoais do aluno exigidos na matrícula, concessão de bolsa de estudos e também documentos sobre o curso e disciplinas que não estão diretamente ligados aos alunos separadamente, mas são necessários para comprovar os estudos.

 PONTOS DE ATENÇÃO

Vamos dividir a estratégia de implantação em três frentes:

1.Passivo da documentação em papel

2. Passivo de documentos nativamente eletrônicos

3. Documentos ativos

O item 1 é sem dúvida o mais crítico, mas os itens 2 e 3 devem ser iniciados assim que for definida a ferramenta para não ter atrasos nem o passivo aumentar

 Então vamos ao item 1.

 PASSIVO DOCUMENTAL EM PAPEL 

Devido a complexidade e ao pouco tempo, temos que ficar atentos às seguintes características do software de ECM/document imaging a ser escolhido:

O sistema deve ter assinatura digital pelo ICP-Brasil com opção de assinar digitalmente em lotes de documentos

Atenção ao preço por espaço de armazenamento pois serão milhões de documentos provenientes de digitalização e também de documentos nativamente eletrônicos

Preste atenção também ao preço cobrado por tráfego em rede pois, pelo menos no período de carga de documentos o volume de dados trafegado será intenso

Rapidez no upload de grande volume de documentos para o processo não engargalar na alimentação, comprometendo a estratégia e o cumprimento do prazo

Flexibilidade para customizar, afinal é uma informação valiosa e que custou caro para a IES e não pode servir somente para cumprir uma portaria, deve ter utilidade nas atividades da instituição

CONCLUSÃO

O prazo é curto e as exigências são grandes, mas, se a escolha do software for acertada pensando nas futuras aplicações e não somente no cumprimento da portaria, o investimento terá retorno para a instituição e será uma excelente oportunidade para atingir um nível de serviços mais automatizado.

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