Produtividade e qualidade no acervo digital de documentos corporativos empregando o Analista Virtual.

*por Márcio Ferreira CTIO Lab245

Desde os anos 80 o processo de gestão de conteúdo e digitalização de documentos vem passando por ondas de transformações tecnológicas e vários conceitos e desejos teóricos desde entáo tem se tornado viáveis com a evolução da tecnologia.

Recentemente a pandemia reduziu bastante uma importante barreira, os usuários desses sistemas, obrigados ao hábito digital, passaram a escrever, ler, assinar, comprar, vender e analisar os documentos em meio digital. As organizações passaram a enviar documentos anexados em mensagens por e-mail e em aplicativos de smartphones que são, em sua maioria, multiplicadas e perdidas dentro de caixas postais, aumentando o risco de mau uso e falta de histórico.

Para reduzir o problema do tramite, as organizações menos adiantadas no processo de digitalização estão implantando os portais de relacionamento, onde os documentos já entram indexados no processo pelo próprio usuário externo e no sentido contrário, eles podem pesquisar e baixar seus documentos.

Um segundo desafio antigo é a gestão do conteúdo, tanto no esforço de indexação quanto das telas de pesquisa. Um documento mal indexado pode nunca mais ser encontrado. A indexação requer equipes focadas neste trabalho pois os usuários ocasionais raramente classificam um documento e, se o fazem, erram muito. Essas equipes custam caro e a busca por automação é grande nessa área.

Outro ponto a evoluir é a garantia das assinaturas de contratos digitais. Existem ainda pontos a melhorar quanto à certificação das assinaturas eletrônicas que são garantidas apenas pelo fornecedor do sistema ou blockchains, que são muitos, obrigando a gestão de documentos em várias plataformas, e não por uma certificadora oficial que fornece a certificação digital dos contratos. Não houve ainda uma consolidação neste segmento.

E por último, não menos importante e mais complexo, vem a tomada de decisão com bases na análise de conteúdo, onde propostas, contratos, currículos, certificados e outros documentos são previamente analisados automaticamente em um processo de triagem e seguem para a análise final?

Dentro desse contexto, implantar uma ferramenta única que consolide esses desafios trará um enorme vantagem em organização e produtividade.

Lab245 Software apresenta a Magali 2.0, a plataforma que consolida as demandas de sua empresa na gestão de documentação corporativa digital

A Magali Robot 2.0 se tornará uma grande aliada de sua empresa, graças a nossa tecnologia você poderá iniciar um fluxo de trabalho e encaminhar para outros setores da organização. Não precisa digitar nada, a Magali lê, interpreta por contexto e classifica seu documento em poucos minutos!